אין שיטה פשוטה לעשות זאת, כי גם אם תצליחי לשמור על העיצוב בצד השולח (GMAIL), את אף פעם לא יודעת איך הצד המקבל עובד ובאיזה סטנדרטים. ולכן עלייך להתאים את עצמך לסטנדרט.
ניתן לשלוח מיילים כטקסט פשוט (ללא עיצוב כלל) ולשלוח כHTML (עיצוב בסיסי), והעורך ה"עשיר" של GMAIL למעשה מייצר בשבילך קוד HTML שיעבוד אצל רוב תוכנות לקוחות המייל
בקיצור – הדרך היא לנסות לחקות את העיצוב של המסמך המקורי בעזרת העורך של GMAIL.
למרות זאת, קיימת שיטה שונה (וגם לה יש מגבלות ומגרעות כמובן):
להפוך את כל המסמך לתמונה (!), ולשלוח לנמען את התמונה עצמה (לא לינק).
החסרון הוא שבד"כ שרתי הדואר מזהים מיילים שכאלה (רק תמונות בלי מילים) כאילו הם ספאם, ולכן מומלץ להוסיף את התמונה בראש, ומתחתיה הסבר במלל.